Ведення бухгалтерії ФОП у 2025–2026 роках: що зміниться в податках, звітності та перевірках — і як підготуватися вже сьогодні

Український бізнес стоїть на порозі чергового етапу змін: вже з 2025 року, а особливо з 2026-го, оновлюються податкові правила, змінюються вимоги до звітності, зростає роль електронних сервісів, а податкові органи переходять на нові підходи до перевірок. Це означає лише одне: те, як ми звикли вести бухгалтерію для фізичних осіб-підприємців (ФОП), буде вже неактуальним.

Якщо у 2020–2024 роках головним викликом для підприємців була стабільність роботи під час війни, адаптація до електронного документообігу та запровадження РРО, то 2025–2026 роки стануть періодом повномасштабної цифровізації, автоматизованого контролю та глибшої інтеграції української податкової системи з європейською. Для ФОП це означає не лише нові вимоги, а й нові можливості.

У цій статті розглянемо, що саме зміниться у сфері бухгалтерії для підприємців у найближчі роки, які ризики варто врахувати вже зараз і як підготуватися, щоб не лише уникнути штрафів, а й побудувати ефективну фінансову систему.

1. Нові податкові правила: що очікувати у 2025–2026 роках

Податкова реформа, про яку говорять вже кілька років, починає втілюватися в реальність. Уряд та парламент готують низку оновлень, які прямо вплинуть на діяльність ФОП. Ось головні з них:

1.1. Перегляд ставок єдиного податку

Очікується поступове оновлення ставок єдиного податку для 2-ї та 3-ї груп. Уряд розглядає варіанти їх прив’язки до прожиткового мінімуму або середньої заробітної плати. Це означає, що податкове навантаження для частини підприємців зросте, особливо для тих, хто працює з великими оборотами.

1.2. Нові правила для платників ПДВ

Ті ФОП, які перевищують граничні обсяги доходу, автоматично потраплятимуть під обов’язкову реєстрацію платниками ПДВ. Водночас планується зменшення цього порогу, що збільшить кількість ФОП, які мають вести складніший облік.

1.3. Цифровий обмін даними з банками

З 2025 року банки будуть зобов’язані автоматично передавати до ДПС дані про транзакції підприємців, що значно підвищить рівень контролю. Фактично податкова бачитиме рух коштів у режимі реального часу. Це підвищує прозорість, але також вимагає ідеально впорядкованої бухгалтерії.

1.4. Єдиний електронний кабінет

Всі звіти, декларації, заяви та листування з контролюючими органами будуть інтегровані в один електронний кабінет. Підприємці повинні будуть користуватися ним постійно, тому важливо налагодити роботу з КЕП, електронними документами та онлайн-звітуванням вже сьогодні.

2. Зміни у звітності: більше автоматизації та прозорості

У 2026 році очікується введення кількох ключових нововведень у звітності ФОП:

2.1. Єдина річна звітність

Уряд планує об’єднати кілька форм звітності в одну спрощену форму. Вона включатиме дані про доходи, витрати, податки, ЄСВ та інші платежі. Це зменшить паперову роботу, але підвищить вимоги до точності даних.

2.2. Автоматичне заповнення декларацій

Податкова вже тестує систему, яка автоматично формуватиме декларації на основі даних, отриманих з банків, платіжних сервісів та електронних РРО. Підприємцю залишиться лише перевірити інформацію і підтвердити її. Це зручно, але помилки в обліку чи затримки з оновленням даних можуть призвести до штрафів.

2.3. Обов’язковий електронний архів документів

ФОП зобов’язані будуть зберігати всю бухгалтерську документацію в електронному форматі. Це означає, що паперові накладні, акти та книги обліку поступово відійдуть у минуле. Автоматизація стане не опцією, а необхідністю.

3. Нові підходи до податкових перевірок

Перевірки ФОП у 2025–2026 роках також зазнають змін. Основний тренд — перехід від «раптових візитів» до ризик-орієнтованого моніторингу.

3.1. Ризик-профілі: що це означає

Податкова формуватиме рейтинг ризиковості кожного підприємця на основі десятків критеріїв: частота операцій, невідповідність доходів і витрат, затримки у звітах, співпраця з «ризиковими» контрагентами тощо. Ті, хто має високий рейтинг ризику, будуть першими у черзі на перевірку.

3.2. Перевірки без попередження

Після цифровізації звітності перевірки можуть проходити дистанційно, без попереднього повідомлення. Податкова зможе проаналізувати дані та надіслати вимогу надати пояснення онлайн.

3.3. Розширення повноважень ДПС

Планується надати податковій ширший доступ до фінансової інформації. Наприклад, контролюючі органи зможуть автоматично отримувати дані з платіжних сервісів і бухгалтерських програм.

4. Як підготуватися до 2026 року: покроковий план для ФОП

Щоб уникнути проблем і перетворити зміни на свою перевагу, важливо вже зараз зробити кілька стратегічних кроків.

Крок 1. Перевірте відповідність діяльності законодавству

Перегляньте КВЕДи, систему оподаткування, наявність усіх дозволів і ліцензій. Помилки на цьому етапі можуть стати причиною перевірок і штрафів.

Крок 2. Перейдіть на електронний облік

Якщо ви досі ведете облік у зошиті або Excel — саме час перейти на професійні сервіси. Вони автоматично формують звіти, рахунки, акти, підтягують банківські операції.

Крок 3. Автоматизуйте податкові процеси

Використовуйте сервіси для подачі звітності, електронні підписи, інтеграцію з банком. Це значно зменшить ризик помилок і заощадить час.

Крок 4. Перегляньте структуру витрат і доходів

Підготуйте бізнес до можливого зростання податкового навантаження. Оптимізуйте витрати, розгляньте варіанти реорганізації діяльності.

Крок 5. Зверніться до професіоналів

Професійне Ведення бухгалтерії ФОП дозволяє зняти з себе ризики помилок, звільнити час і сконцентруватися на розвитку бізнесу.

5. Майбутнє бухгалтерії: на що варто звернути увагу

2026 рік стане переломним моментом для бухгалтерії ФОП. Основні тенденції виглядають так:

• повна цифровізація обліку та звітності;

• автоматичне заповнення декларацій;

• ризик-орієнтовані перевірки;

• інтеграція банківської та податкової інформації;

• зростання вимог до фінансової прозорості.

Ті підприємці, які вже сьогодні адаптують свої процеси, отримають не лише перевагу перед конкурентами, а й більшу фінансову стабільність.

2025–2026 роки стануть періодом глибоких змін у бухгалтерії для ФОП. Підприємцям доведеться звикати до цифрового обліку, автоматичних декларацій, нових правил оподаткування та підвищеного контролю. Але ці зміни не мають лякати — вони відкривають шлях до більш прозорого, керованого та ефективного бізнесу.

Чим раніше ви почнете готуватися до нових вимог, тим легше буде перейти на нові правила гри. Автоматизація, професійний супровід і стратегічне планування — це ті кроки, які допоможуть вам не просто відповідати новим вимогам, а й використовувати їх собі на користь.

Професійне ведення бухгалтерії від - alfagold.ua вже сьогодні дозволяє уникнути помилок, оптимізувати податки та підготувати ваш бізнес до 2026 року впевнено і без зайвих ризиків.

*Коментар: редакція не несе відповідальності за зміст і думки, викладені в статтях зі знаком Ⓟ.