Фрилансер: 5 порад та інструментів для підвищення продуктивності

Не маючи зовнішньої структури, фрилансери повинні створювати власні системи, щоб залишатися зосередженими та продуктивними.

Самозайнятість: для багатьох це здійснення давньої мрії. Немає начальника, який диктує, що робити. Немає встановленого графіка роботи. Немає корпорації, яка контролює робочий день. Немає звітів про хід виконання робіт. Немає нескінченних і неефективних нарад. Хіба це не щастя?

Всі ці переваги роблять життя самозайнятої особи особливо привабливим. Але, незважаючи на свої переваги, воно також має специфічні виклики, зокрема в галузі керування часом, дисципліни та продуктивності.

Саме тому, що ніхто не контролює їхню роботу, самозайняті особи можуть легко втрачати час, не досягаючи значного прогресу. Відсутність зовнішніх обмежень робить їх більш схильними до прокрастинації. Тому вони повинні вміти мотивувати себе та самостійно регулювати темп роботи. Саме тут на допомогу приходить майстерність – і наука – продуктивності.

Якщо розвиток хороших звичок продуктивності важливий для всіх працівників, то для самозайнятих осіб це заслуговує на особливу увагу. Ось п'ять порад та інструментів, спеціально розроблених для тих, хто працює на себе.

1. Ковтнути жабу

Ця порада походить з книги Брайана Трейсі «З'їжте цю жабу! 21 чудовий спосіб перестати зволікати і зробити більше за менший час» («Eat That Frog!: 21 Great Ways to Stop Procrastinating and Get More Done in Less Time»). Ідея проста: починайте день з найважливішого і найскладнішого завдання. Вираз «проковтнути жабу» походить від цитати, яку приписують Марку Твену: «З'їжте живу жабу зранку, і нічого гіршого з вами не трапиться протягом дня».

Якщо зранку взятися за найскладнішу роботу, можна бути впевненим, що день буде продуктивним з самого початку, а далі все піде як по маслу.

Ця стратегія особливо важлива для фрілансерів, оскільки гнучкий графік може створювати ілюзію, що часу завжди більше, ніж насправді. Легко відкладати складні завдання, коли можна перепланувати свій день на власний розсуд. Але це пастка. Досвід показує, що якщо продовжувати відкладати завдання на потім, воно в кінцевому підсумку переноситься на наступний день... або на наступний тиждень. Іноді навіть на наступний місяць.

2. Використовуйте блокувальник сайтів

Згідно з опитуванням, проведеним Workamajig, майже 30% працівників зізнаються, що проводять дві-три години на день в Інтернеті, займаючись діяльністю, не пов'язаною з роботою. У моїй незалежній діяльності безцільне використання Інтернету є найбільшим джерелом відволікання. Електронні листи, сповіщення, заголовки новин і нескінченні перегляди YouTube привертають увагу і заважають продуктивності.

Принаймні, так було раніше. З тих пір, як я встановив безкоштовне розширення для браузера, яке блокує певні сайти, я заощадив цінний робочий час. Розширення, яке я використовую, LeechBlock, дозволяє обмежити доступ до певних сайтів протягом визначеного періоду часу. Я все ще можу використовувати Інтернет для пошуку інформації та спілкування, але відволікаючі матеріали більше не заважають мені виконувати свої завдання.

3. Групування завдань

Одним із найбільших міфів про продуктивність є те, що багатозадачність робить нас ефективнішими. Насправді ж численні дослідження показують, що вона погіршує якість роботи та розсіює увагу. Краще повністю зосередитися на одному завданні протягом тривалого часу, щоб досягти «стану потоку», що дозволяє працювати швидше та ефективніше.

Один із способів досягти цього — об'єднати подібні завдання. Замість хаотичного переходу від одного завдання до іншого, ефективний працівник об'єднує завдання одного типу в один проміжок часу. Наприклад, дві години на зустрічі з клієнтами, три години на реалізацію проєктів, а потім годину на листування та виставлення рахунків.

Як письменник, я пишу вранці, коли мій розум найбільш свіжий, відповідаю на повідомлення під час обідньої перерви і перечитую свої тексти в другій половині дня. Ці окремі сегменти структурують мій день.

Згідно з логікою «спочатку проковтнути жабу», часто краще починати з найскладніших завдань, а потім закінчувати найпростішими, коли енергія вже вичерпується.

4. Спробуйте програмне забезпечення для управління проєктами

Планування та організація підвищують продуктивність. Втрата нитки проєкту призводить до втрати часу на спроби відновити деталі. Залежно від виду діяльності, фрілансери можуть скористатися програмним забезпеченням для управління проєктами, призначеним для відстеження прогресу кожного завдання в одному місці.

Наприклад, Asana дозволяє створювати робочі процеси, пов'язані з термінами або безперервними процесами. Вона пропонує безліч функцій для спрощення роботи: розподіл завдань, детальні нотатки, індикатори прогресу або автоматизація. Для складних завдань це дуже цінний інструмент.

Для простіших завдань може вистачити електронної таблиці. Головне — мати систему для відстеження проєктів та централізації важливої інформації.

5. Нагороджуйте себе

Як уже згадувалося на початку, незалежна робота дає велику свободу. Тому варто скористатися цією можливістю, щоб пов'язати винагороди з продуктивною поведінкою. У книзі «Атомні звички» («Дрібниці можуть змінити все») Джеймс Клір рекомендує «об'єднувати спокуси»: пов'язувати необхідну діяльність із приємною.

Це може бути, наприклад, купівля улюбленої кави під час роботи над складним проєктом. Поєднання завдання з приємністю робить його більш привабливим і полегшує перехід до дії. Так само, винагорода за виконане завдання — обід у ресторані або купівля нового офісного стільця — закріплює позитивні звички.

Світ методів підвищення продуктивності є величезним, і це лише кілька прикладів з тих, що допомогли мені. Але самозайнятим особам варто глибше вивчити цю тему. Вивчення продуктивності — це інвестиція часу, щоб заробити більше у перспективі. Для більш детального вивчення я рекомендую сайт Asian Efficiency, а також книги «Атомні звички» Джеймса Кліра та «Проєкт продуктивності» Кріса Бейлі.

Вокер Ларсон